Wat is loonadministratie?

Loonadministratie gaat over de verwerking van lonen en salarissen in een bedrijf.

Naast het aanmaken van loon- en salarisspecificaties behoren het bijhouden van stamgegevens van de medewerkers, het beheren van loonadministraties en het rapporteren van noodzakelijke premies (bijvoorbeeld loonbelasting of premie zorgverzekering) tot de taken van de loonadministratie. Elke werkgever die werknemers in dienst heeft, is wettelijk verplicht om de loonadministratie bij te houden en dus maandelijks een loonstrook voor zijn werknemers op te stellen.

Wat zijn de taken van de salarisadministratie?

Onderhoud persoonlijke stamgegevens

Voor elke werknemer wordt een aparte loonrekening of een apart gegevensrecord aangemaakt. Deze salarisadministratie moet verschillende persoonlijke stamgegevens bevatten, bijvoorbeeld voornaam, achternaam, geboortedatum, woonplaats en adres. Deze persoonlijke stamgegevens worden bijgehouden door de salarisadministratie.

Als er een nieuwe werknemer wordt aangenomen, opent en houdt de salarisadministratie een nieuwe salarisrekening aan en meldt de werknemer zich ook aan bij de socialezekerheidsinstanties.

Beheer van de jaarlijkse loonrekeningen

Naast de persoonlijke stamgegevens bevatten de loonrekeningen nog meer persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld het attest voor de loonheffingskorting en algemene fiscale kenmerken van de werknemer. Bij elke salarisadministratie moeten aanvullende gegevens worden vastgelegd:

• de betaalperiode
• de dag van loonbetaling
• lonen en hoe deze tot in detail zijn opgebouwd

Afrekening personeelsbeloning

De salarisadministratie stelt het totale inkomen van de werknemer vast – inclusief loon- en nevenbelastingen en de te betalen premies sociale verzekeringen. Daarnaast maakt zij de loonstroken op en geeft deze door aan de betreffende medewerkers.

Voldoen aan de wettelijk voorgeschreven rapportageverplichtingen

De wettelijk verplichte rapportageverplichtingen omvatten bijvoorbeeld:

• de aangifte inkomstenbelasting
• de premieopgaven zorgverzekering

Creëren van boekhouddocumenten voor financiële boekhouding

Uiteindelijk moeten lonen en salarissen ook worden overgemaakt naar de rekeningen van de werknemer. De salarisadministratie maakt de bijbehorende boekhouddocumenten voor de financiële administratie aan. Bij kleinere bedrijven houdt de salarisadministratie zich ook vaak bezig met het opstellen van arbeidsovereenkomsten.